エクセルは便利ではあるが…

エクセルは便利だけどあくまで表計算ソフト。なんでもかんでもエクセルでという考えは改めるべきだと感じるようになってきた。

エクセルが不便な点

エクセルで文書を作成しようとすると不便を感じる事がある。

見出し、階層構造が無い

章、節、項などの階層構造を持つ文章を作れない。
列を変えて位置をずらしたり大きささや色を変えたりすれば体裁は整えられるが、これはあくまで見た目の調整であり、階層構造を持たないことに変わりは無い。
文章の構造とデザインとは分けて考えるべき。

目次が無い

目次を作る機能が無いので文書が大きくなったときに読むにも書くにも不便。目次が少なければシートで代用できないこともないが、シートの名前によりタブの大きさが変わるし横一列に並ぶので見づらく、ページ数が増えるとすぐに画面内に収まらなくなる。
上記でも書いたようにシートには階層構造が無いし、節や項を折りたたんだりできない。ページ数も自動で割り振ってくれない。

改行が不便

エクセルは改行が直観的でなく、長文向きでない。
Alt + Enter を使ってセルの中で改行するにしてもセルの幅や高さの調整が面倒。
一つのセルで幅や高さを調整しても、上下左右の関係ないセルにまで影響する。
改行する代わりに文章をいくつかのセルに分けて書く事もできるが、後で文章を変えるときに面倒。
加えて、上記の方法で手間をかけて調整したつもりでも印刷するとずれたりはみ出したりする事が多い。

会社ではこんなファイルがあった

会社の業務で触れたファイルには、適切ではないと思われる方法で作られたワードのファイルがあった。

目次だと思ったら巨大なテキストボックスだった

ワードで作られたファイルに目次があったので目次の機能を使っているだろうと思ったら、巨大なテキストボックスが置いてあった。
表記されたページや章番号なども一つ一つ数字を打ち込んである。
自動的に割り振られた番号ではないため、文書の中身を変えるたびにこれらの数字を手動で管理しなければならない。

ヘッダとフッタだと思ったらテキストボックスだった

各ページの上の方に文書のタイトルや日付、下の方にページ、会社名、発行部署などを記載した欄があったが、各欄がテキストボックスになっていた。
こういう場合はヘッダとフッタの機能を使うべきではないか。

シートを目次として代用している

各シートの名前が “1-10”, “11-20” のようになっており、各シートに10ページ分の内容が書いてある。この方法ではページの削除や挿入を行う時に編集作業が面倒になる。

目的に合ったソフトや使い方のためには網羅的な知識が必要

目的に合わないソフトや目的に合わない方法で作業をすると自分だけでなく他の人の作業効率を下げてしまう。
目的に合ったソフト、目的に合った方法で作業を進める意識を持つべき。
自分自身がそうなのだが、基礎を網羅的に学ばずに場当たり的に方法を覚えていると本来の目的や使い方とは違う方法が習慣になってしまうかもしれないので、一度基礎を学ぶ事も大切かもしれない。
ただし、ワードやエクセル、もっと言うなら Windowsが万人にとっての標準ではないことも頭の片隅に覚えておかなければならない。